合同存檔管理(合同歸檔管理辦法)
1.合同歸檔管理辦法
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合同歸檔管理制度
1.目的
為進(jìn)一步規(guī)范、加強(qiáng)公司各類合同歸檔管理，避免遺失，便于查詢，統(tǒng)一歸檔，特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司各類合同的管理。
3.職責(zé)
3.1行政人事部是本制度制定及監(jiān)督的責(zé)任部門；
3.2各部門是本制度執(zhí)行的責(zé)任部門。
4.合同分類管理
合同分類|管理部門|備注|
（客戶）商務(wù)類|行政人事部|存檔文件為原件|
（供應(yīng)商）商務(wù)類|行政人事部|
技術(shù)類|行政人事部|
（客戶）保密類|行政人事|
質(zhì)量類|行政人事部|
人事類|行政人事部|
其他|行政人事部|
5.合同編號(hào)
6.5.1編號(hào)規(guī)則
HSNE—XXXX—X—XXXX
文件編號(hào)
企業(yè)代碼年份 流水號(hào)
5.2文件編號(hào)
SW|商務(wù)合同|ZL|質(zhì)量協(xié)議|
JS|技術(shù)協(xié)議|BM|保密協(xié)議|
QT|其它|
7.歸檔管理
8.6.1各部門指定專人進(jìn)行合同歸檔管理，各類合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽訂并履行完后，合同簽訂部門將原件送至保管部門進(jìn)行存檔保管，（如有多余件，合同簽訂部門自行保管一份）；
6.2原件保管部門收到合同原件后，對(duì)合同進(jìn)行掃描并將掃描件進(jìn)行電子檔歸檔管理，同時(shí)發(fā)一份給業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門；
6.3電子歸檔處理完后，對(duì)合同原件進(jìn)行紙檔分類保存，并建立查詢目錄；
6.4市場(chǎng)營(yíng)銷部的各類合同（非人事類），由銷售管理科統(tǒng)一編號(hào)、保管，電子目錄發(fā)送文件歸檔部門備份。
2.簽訂保管合同應(yīng)注意事項(xiàng)有哪些?愛問
1、保管合同的成立。
保管合同為實(shí)踐合同，即保管合同僅有承諾生效，雙方意思表示一致，該合同仍不能成立，還須寄存人將保管物送保管人，保管合同方才成立。 2、保管憑證應(yīng)記載的事項(xiàng)。
保管憑證是保管合同的一個(gè)重要證據(jù)，需注意以下事項(xiàng)： （1）若保管憑證僅為接受保管物憑證，則所記載事項(xiàng)較為簡(jiǎn)單，只需記明保管人及所收保管物的名稱、數(shù)量等基本情況。 （2）若保管憑證即為保管合同，則簽訂保管合同應(yīng)使用全國(guó)統(tǒng)一的保管合同文本，保管合同應(yīng)盡量做到條款齊備、文字涵義清楚、責(zé)任明確。
3、保管人的限制。保管合同是以保管物品為目的的合同。
委托人將自己的物品交給保管人保管，只是把該物品的使用權(quán)交給保管人保管，該物的物權(quán)仍歸委托人，保管人只能按合同約定妥善管理的義務(wù)，并承擔(dān)保管期間的毀損、滅失責(zé)任。 保管人不得將保管物轉(zhuǎn)交第三人保管，但當(dāng)事人另有約定的除外。
保管人違反該規(guī)定將保管物轉(zhuǎn)交第三人保管，對(duì)保管物造成損失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān) 損害賠償 責(zé)任。 4、保管費(fèi)用。
訂立保管合同時(shí)應(yīng)當(dāng)明確保管費(fèi)用，否則保管會(huì)是無(wú)償?shù)牧x務(wù)行為。無(wú)償?shù)谋９苄袨槌９苋四茏C明自己沒有重大過(guò)錯(cuò)行為不承擔(dān)賠償責(zé)任外，其他情形也要承擔(dān)保管物的損害賠償責(zé)任，因此，在訂立保管合同時(shí)，應(yīng)明確保管物應(yīng)支付的費(fèi)用。
5、保管合同的訴訟時(shí)效。 《民法通則》 第一百三十六條規(guī)定，寄存財(cái)物被丟失或者損毀的，訴訟時(shí)效期間為1年。
3.轉(zhuǎn)人事檔案手續(xù)能代辦嗎?五險(xiǎn)一金是否也能一起代轉(zhuǎn)?如果想把檔案
人事檔案保存 1 。
單位委托保管人事檔案手續(xù)如何辦理？ （1） 委托單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本（復(fù)印件），加蓋公章； （2） 與我中心簽定《單位委托人事代理協(xié)議書》； （3） 提供委托存檔人員名單（名單需注明姓名及檔案原所在單位全稱）。 2 。
流動(dòng)人員個(gè)人存放人事檔案具備哪些條件？ （1） 存檔人員的年齡：原則上男性50歲以內(nèi)，女性45歲以內(nèi)； （2） 原工作單位必須同意調(diào)出； （3） 檔案內(nèi)容齊全 。 3 。
人事檔案的主要內(nèi)容是什么？ （1） 不同階段的履歷表 （2） 派遣證、招工表或就業(yè)登記表 （3） 年度考核表 （4） 大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)材料 （5） 專業(yè)技術(shù)職稱資格變動(dòng)材料 （6） 婚姻狀況變更材料 （7） 因公或因私出國(guó)（境）的記載材料 （8） 獎(jiǎng)懲材料 （9） 黨、團(tuán)材料 （10）工齡審定表 （11）與用人單位簽定的勞動(dòng)合同等 4 。 我中心為存檔人員提供那些服務(wù)項(xiàng)目？ （1） 為流動(dòng)人員辦理調(diào)檔、存檔手續(xù)； （2） 為流動(dòng)人員辦理轉(zhuǎn)存和調(diào)出手續(xù)； （3） 為申請(qǐng)因私出國(guó)（境）的存檔人員出具各種公證證明； （4） 負(fù)責(zé)為高校畢業(yè)生辦理一年見習(xí)期滿轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)； （5） 為專業(yè)技術(shù)人員辦理評(píng)定專業(yè)技術(shù)職稱的申報(bào)工作； （6） 為存檔人員出具有關(guān)人事證明（邊境證明、婚姻狀況證明、考學(xué)證明、工齡證明等）； （7） 負(fù)責(zé)流動(dòng)人員檔案材料的收集、整理、歸檔、保存等。
5。 如何辦理存檔手續(xù)？ 流動(dòng)人員需持本人居民身份證來(lái)我中心開具商調(diào)函，憑商調(diào)函回原單位辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，待行政、工資關(guān)系轉(zhuǎn)來(lái)后，即可與我中心簽定存檔合同；京外人員需出具本人居民身份證、在京地區(qū)暫住證，在京單位聘用合同。
6。 如何辦理檔案和人事關(guān)系的轉(zhuǎn)出手續(xù)？ （1） 個(gè)人委托存檔人員要求調(diào)出時(shí)，需持接收單位人事部門的商調(diào)函或正式調(diào)函；集體委托存檔人員要求調(diào)出時(shí)，除接收單位接收函外，還要委托單位出具同意調(diào)出的證明； （2） 以上手續(xù)齊全。
我中心負(fù)責(zé)辦理檔案的密封和人事關(guān)系的轉(zhuǎn)出手續(xù)。 （3） 存檔人員在辦理完畢轉(zhuǎn)出手續(xù)后，與我中心簽定的存檔合同即終止，存檔人員須將存檔合同書及存檔卡退回我中心。
（4） 檔案和人事關(guān)系的轉(zhuǎn)出必須由存檔人員本人或接收單位人事部門憑單位介紹信辦理，不能委托他人代辦。 7.存檔人員注意事項(xiàng) （1） 存檔人員交納檔案管理費(fèi)、接受各種服務(wù)時(shí)須出示存檔憑證和本人身份證，存檔人員中重名的很多，以避免張冠李戴，給您造成不便； （2） 來(lái)中心辦事前應(yīng)先來(lái)電話咨詢，弄清辦事程序及所需證件材料等，免得因跑冤枉路而浪費(fèi)您的寶貴時(shí)間； （3） 存檔期間若您的工作單位發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)要求調(diào)出單位為您出具工作鑒定，并將鑒定材料交人才中心存檔，這能證明您的工作經(jīng)歷，對(duì)您今后工作、辦事很重要； （4） 存檔期間若聯(lián)系電話、通信地址發(fā)生變動(dòng)，請(qǐng)及時(shí)通知人才交流中心，以便有事能及時(shí)通知您，確保您的利益不受損害。
（5） 調(diào)出檔案前請(qǐng)要提前一個(gè)工作日電話通知我們，我們會(huì)提前為您整理好檔案，第二個(gè)工作日之后您可隨時(shí)取走檔案，減少您在人才交流中心等候的時(shí)間。 8.高校應(yīng)屆畢業(yè)生管理 1。
對(duì)委托存檔單位接收的高校應(yīng)屆畢業(yè)生，我中心提供哪些服務(wù)？ （1） 戶籍管理。 負(fù)責(zé)為戶口已落入我中心集體戶口的畢業(yè)生，按戶籍管理?xiàng)l件接受當(dāng)?shù)嘏沙鏊牟樵?、管理、服?wù)。
（2） 檔案管理。負(fù)責(zé)辦理畢業(yè)生檔案的接收管理手續(xù)。
（3） 負(fù)責(zé)為畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)。 （4） 負(fù)責(zé)為畢業(yè)生辦理初次專業(yè)技術(shù)職稱資格的認(rèn)定工作。
（5） 負(fù)責(zé)為畢業(yè)生提供其它有關(guān)人事工作方面的服務(wù)。 2 。
在我中心存檔的高校應(yīng)屆畢業(yè)生見習(xí)期滿后，如何辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)？ 凡在我中心存檔的應(yīng)屆高等院校畢業(yè)生，一年見習(xí)期后，可以在我中心申請(qǐng)辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)，具體辦理程序： （1） 填寫《高等院校畢業(yè)生見習(xí)期考核表》。 （2） 存檔人員從業(yè)單位填寫考核意見，加蓋公章后，報(bào)中心審核辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)。
4.合同的檔案管理
合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過(guò)對(duì)合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。
合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過(guò)對(duì)合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。
其主要內(nèi)容包括：檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責(zé)任等。
為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定合同檔案管理制度。為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。
1、合同文檔管理可以以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。
2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。
3、合同管理組要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。
4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門
主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。
7、合同文檔必須專人負(fù)責(zé)管理。
5.檔案管理的注意事項(xiàng)包括那些
檔案管理應(yīng)注意這幾方面：文件分類、文件整理、標(biāo)簽標(biāo)明、特殊文件、鑰匙的保管。
1、文件分類 公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個(gè)文件時(shí)，需要從所有的文件中一個(gè)一個(gè)的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是進(jìn)行文件分類。
2、文件整理 分好類別的文件，不要一堆堆的散著，日子久了又會(huì)成為一堆亂紙。各個(gè)公司都會(huì)有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進(jìn)行逐一裝盒收納。
3、標(biāo)簽標(biāo)明 把文件逐一裝好之后， 記得一定要在各個(gè)檔案盒或文件夾上標(biāo)明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個(gè)簡(jiǎn)單說(shuō)明。 4、特殊文件 每個(gè)公司都會(huì)有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對(duì)于這些文件，一定要做到單獨(dú)保管，并做好單獨(dú)的標(biāo)記，用于提醒自己，或者提醒他人。
需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。 5、鑰匙的保管 一般公司的檔案卷柜，都是由專門的人員進(jìn)行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責(zé)任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔(dān)著責(zé)任，所以，對(duì)于鑰匙的保管，一定要謹(jǐn)慎， 不要隨意交給他人。
