如何寫好監(jiān)理公文

如何寫好監(jiān)理公文

如何寫好監(jiān)理公文

監(jiān)理公文的寫作質(zhì)量，是關(guān)乎項目監(jiān)理機構(gòu)正常運轉(zhuǎn)的一個重要方面，總監(jiān)理工程師必須對此高度重視，那么如何寫好監(jiān)理公文呢?

1監(jiān)理公文的主要類別

監(jiān)理公文的主要類別包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則;月報、周報、會議紀要;監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單;監(jiān)理日記、監(jiān)理日志、旁站記錄;監(jiān)理報告、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評估報告、匯報材料、PPT匯報材料;函。

其他如開工令、復工令、工程暫停令和工程款支付證書等在GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定有專用表式，只要總監(jiān)理工程師按要求認真填寫即可，不需要監(jiān)理工程師起草或參與編寫，因此在本文中不一一詳述。

2監(jiān)理公文應遵守的基本寫作規(guī)律

監(jiān)理公文一般應采用議論文的文體，從內(nèi)容的邏輯關(guān)系來分析，采用“總論—分論—總論”式論述結(jié)構(gòu)，或者說“提出問題—分析問題—結(jié)論”這樣的三段論比較適宜。當然，監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則有比較成熟的格式，監(jiān)理日記、監(jiān)理日志也有具體的要求，不必拘泥于議論文的結(jié)構(gòu)形式。

監(jiān)理公文行文要求結(jié)構(gòu)嚴謹、自然、清晰。正文一般分開篇、主體、結(jié)尾三部分，開篇要明意，簡述發(fā)文依據(jù)和理由或者目的、結(jié)論;主體表述主要內(nèi)容，把情況、問題、要求闡述清楚，內(nèi)容較多的，可分段寫，或用序數(shù)表明項目，要講條理，注重邏輯關(guān)系，同類事情歸集在一起;結(jié)尾或請求批復，或要求執(zhí)行，或提出希望，首尾呼應，結(jié)束全文。如有必要，還可附件、附表、附照片。

監(jiān)理公文必須使用規(guī)范的書面語言，特別是要使用專業(yè)術(shù)語，例如“電纜敷設(shè)”、“模板拆除”、“見證取樣”等。不得使用口語、方言或俗語，例如：有些監(jiān)理工程師圖省事常常將“澆筑混凝土”或“澆灌混凝土”寫作“打灰”，是不符合書面語言的要求的。

監(jiān)理公文在遣詞造句方面必須字斟句酌，例如“宜”、“應”、“需”、“必須”等詞語就必須仔細區(qū)分其用法。監(jiān)理公文必須做到字、詞、句準確通順，主語、謂語、賓語完整，單句、復句分清，段落、層次分明，標點符號使用無誤。特別要注意不出現(xiàn)錯別字，例如：“為”經(jīng)常被寫作“未”，“部”經(jīng)常被寫作“不”，導致語意改變，這種現(xiàn)象主要是寫作人員用拼音打字后未認真檢查出現(xiàn)的錯誤。有些人對“既”和“即”的意義分辨不清，需要加強學習，提高對語言文字的駕馭能力。

監(jiān)理公文的語言風格應是高度概括，簡潔凝煉、嚴肅認真、不說廢話。公文寫作不同于文學創(chuàng)作，只要能將問題或觀點說明即可，不必長篇大論或引發(fā)聯(lián)想、感慨。要注重事實、注重數(shù)據(jù)、注重依據(jù)，分析要客觀、符合實際情況，就事論事，一般不使用形容詞，不添加感情色彩，特別要注意不得進行人身攻擊。例如有的監(jiān)理日志中有這樣的語句“監(jiān)理人員指出后，某某不但不聽，反而繼續(xù)違章作業(yè)，真是讓人氣憤!”這樣的寫法頗為不妥。

監(jiān)理公文寫作完成后應認真檢查：文體是否得當;內(nèi)容是否切題并符合法律、法規(guī)、規(guī)范的要求;材料是否具體、真實;行文是否合乎語法和邏輯;文字和標點符號、序號是否規(guī)范;標題、主抄送單位、附件等是否存在問題;對于不同的級別關(guān)系、行文方向，語氣是否恰當;發(fā)文編號是否編排合理;排版是否美觀大方;是否按規(guī)范使用印章。一般情況下，總監(jiān)都應對項目監(jiān)理機構(gòu)的對外發(fā)文進行檢查把關(guān)。

監(jiān)理公文最低的目的是要做到讓閱覽者明白作者表述的事件和觀點，明白作者的意圖，并且不產(chǎn)生歧義。監(jiān)理公文一般有一定的時效性，特別是涉及到安全隱患的監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單等有明顯時間要求的公文，如果超過時限，就會耽誤工作，甚至造成損失。因此，寫作必須及時、審定和發(fā)文必須迅速，以保證公文盡快處理、盡快傳遞。

3各類監(jiān)理公文的寫作要點

3.1 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則

GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中，對監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實施細則的作用、編制程序和原則、編制依據(jù)、主要內(nèi)容都有詳細的規(guī)定，各家監(jiān)理單位也都有成熟的范本。在編制過程中注意不要生搬硬套，要針對工程特點、難點進行取舍，所依據(jù)的國家規(guī)范、地方標準必須是本工程所適用的最新版。在監(jiān)理工作實施過程中，如實際情況或條件發(fā)生較大變化，需要及時調(diào)整、修改、補充，否則就起不到對監(jiān)理工作的正確指導作用。

3.2 月報、周報、會議紀要

監(jiān)理月報是項目監(jiān)理機構(gòu)每月向建設(shè)單位提交的建設(shè)工程監(jiān)理工作及建設(shè)工程實施情況分析總結(jié)報告。主要內(nèi)容包括：本月工程實施情況;本月監(jiān)理工作情況;本月施工中存在的問題及處理情況;下月監(jiān)理工作重點。監(jiān)理月報重在形象進度、施工質(zhì)量、安全文明施工的情況綜述和分析判斷，還應輔以分析圖表和現(xiàn)場照片、監(jiān)理工程師工作照片等，給閱覽者以直觀的印象。寫作時要注意不要漏項，每一項都要突出中心思想。

由于監(jiān)理月報的形成周期較長，有的建設(shè)單位要求項目監(jiān)理機構(gòu)每周編寫監(jiān)理周報，其寫作方法可參照監(jiān)理月報。會議紀要特別應注意不要寫成會議紀錄，對每位發(fā)言者的觀點要進行提煉總結(jié)，對同類問題或同一問題要歸類匯總，使得全文條理清晰。會議紀要應有開篇和結(jié)尾，并附參會人員的簽到表，以資佐證。

3.3 監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單

監(jiān)理通知是針對施工單位在施工過程中出現(xiàn)的安全事故隱患、不符合設(shè)計要求、不符合施工技術(shù)標準、不符合合同約定的情況、使用不合格的材料、構(gòu)配件和設(shè)備等行為，提出糾正施工單位在工程安全、質(zhì)量、進度、造價等方面的違規(guī)、違章行為的指令和要求。

工作聯(lián)系單主要用來進行項目監(jiān)理機構(gòu)與工程建設(shè)相關(guān)方之間的日常書面工作聯(lián)系，內(nèi)容包括：告知、督促、建議等事項。

監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單一般情況下都要注意時效性(某些告知、建議等事項的工作聯(lián)系單無須特別注意時效性)，監(jiān)理工程師發(fā)現(xiàn)問題后，要根據(jù)具體情況，評估其輕重緩急，對于重大、緊急、可能會產(chǎn)生嚴重后果的事故苗頭要及時果斷下達口頭指令，拍照取證，并在最短時間內(nèi)發(fā)出書面指令。

GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》對監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單規(guī)定了相應的.表格形式，寫作時應遵守。

書寫“事由”時需要提煉文章內(nèi)容的精華，用一句話將所要傳達的事項表述清楚。每一份監(jiān)理通知最好不要重名，便于監(jiān)理資料的收集整理歸檔工作。

要堅持一文一事的原則，每份監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單只寫某個事項，既可突出重點，又能方便施工單位下發(fā)不同的部門進行整改和回復。

要寫明具體的軸線、標高、部位和工序，例如：“D-E/15-16軸，二層頂板(標高9.85 m～10.15 m)混凝土澆筑”。

多引用現(xiàn)場量測、統(tǒng)計的具體數(shù)據(jù)，例如“現(xiàn)場量測5個點，鋼筋保護層厚度分別為33 mm、32 mm、34 mm、28 mm、41 mm”。

要寫明依據(jù)的規(guī)范、條文或圖號。

要限定整改時限和復查時間，否則施工單位一般都要拖延。

4監(jiān)理日記、監(jiān)理日志、旁站記錄

GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中對監(jiān)理日志的定義是：項目監(jiān)理機構(gòu)每日對建設(shè)工程監(jiān)理工作及建設(shè)工程實施情況所做的記錄，并對記載的內(nèi)容進行了詳細規(guī)定。個人記載的監(jiān)理日記也可參照這些規(guī)定每日記錄。旁站記錄也有專用的表格形式。

目前，存在于監(jiān)理日記、監(jiān)理日志和旁站記錄中的主要通病是記錄不連續(xù)、字跡潦草、用語不規(guī)范、內(nèi)容籠統(tǒng)、發(fā)現(xiàn)的問題沒有整改閉合等，總監(jiān)理工程師必須定期檢查，及時指出存在的問題，指導監(jiān)理工程師和監(jiān)理員提高記錄水平。

5監(jiān)理報告、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評估報告、匯報材料、PPT匯報材料

GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定了監(jiān)理報告、監(jiān)理工作總結(jié)、質(zhì)量事故書面報告、工程質(zhì)量評估報告的表式或主要內(nèi)容，寫作者應遵照監(jiān)理公文的基本寫作規(guī)律，全面、客觀描述或分析，每一段落中心要明晰。起草完成后應反復修改或交叉修改，項目總監(jiān)理工程師應親自審批定稿。

有時，根據(jù)工作安排，建設(shè)主管部門、建設(shè)單位或監(jiān)理單位要求項目監(jiān)理機構(gòu)進行工作匯報，總監(jiān)理工程師就需組織撰寫匯報材料或編制PPT匯報材料。PPT匯報材料應做到內(nèi)容簡潔明了、條理清晰、圖文并茂，所用字體應適當放大，頁面過渡應平緩，便于觀看。

6函

函是不相隸屬機關(guān)之間相互洽商工作、詢問和答復問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準事項時所使用的公文，是一種平行文種。監(jiān)理工作中較為多見的是向周邊施工、監(jiān)理、建設(shè)等單位發(fā)函。

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關(guān)或者是不相隸屬機關(guān)之間的行文，都要注意語氣平和有禮，至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。